Menu

Privacy


Geldig vanaf 25 mei 2018 versie 1

Vanaf 25 mei is er in ons land een nieuwe privacywet in gegaan. Deze wet wil de privacy van iedereen beschermen. Daarom zijn er duidelijke regels vastgesteld waaraan bedrijven, instanties en organisaties zich moeten houden. Als dit niet wordt nageleefd volgen er sancties of boetes. Ook onze kerk is verplicht om hieraan mee te doen, vandaar dat dit protocol is opgesteld en dat er een privacy functionaris is benoemd.

Uw privacy is voor de Hervormde gemeente Hollandscheveld van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de wetgeving in het kader van de privacywet. Dit betekent dat uw gegevens veilig bij ons zijn en dat wij ze altijd netjes gebruiken.

Echter ter bevordering van de saamhorigheid zien wij het als taak om belangrijke gebeurtenissen met elkaar de te delen. Bijvoorbeeld: Huwelijk, geboorte, jubilea, ziekte, sterfte, verhuizingen enz. enz. Doordat u lid bent van onze gemeente gaan wij ervan uit dat u zich hier mee kunt vereenzelvigen.

In deze privacyverklaring leggen we uit hoe we in het kader van onze dienstverlening omgaan met

persoonsgegevens die bij de dienstenorganisatie worden verwerkt. Als u vragen hebt, of wilt weten wat we

precies van u bijhouden, neem dan contact op met de privacyfunctionaris

LRP

(leden registratie programma) In LRP wordt van alle leden de gegevens bewaard. Door middel van een inlogcode kunnen de ledenadministratie en de financiële administratie bij de gegevens die voor hun van belang zijn. Gegevens die o.a. gebruikt worden zijn: e-mailadres, NAW-gegevens, telefoonnummer, geslacht,

geboortedatum, doopdatum, belijdenisdatum, trouwdatum en betalingsgegevens. Ieder lid heeft een eigen LPR nummer. Deze wordt onder meer gebuikt voor de incassering van vrijwillige bijdragen.

De ledenadministratie

De ledenadministratie verwerkt ledengegevens in de administratie van de Protestantse Kerk Nederland (PKN) middels bovengenoemd programma (LRP).

Inschrijving als lid van de kerk geschiedt wanneer men verhuist naar onze gemeente. Deze gegevens worden via de Gemeentelijke Basis Administratie (GBA) verstrekt.

Bij uitschrijving i.v.m. overlijden, verhuizing naar een andere plaats of uitschrijving op eigen verzoek worden de gegevens nog twee jaar digitaal bewaard.

Aan het eind van elk kalender jaar wordt een uitdraai gemaakt welke in het archief komt, dit voor historisch belang. (Wanneer er iemand uit historische interesse het archief wil inzien, kan dit alleen na goedkeuring van de privacy functionaris. Goedkeuring is afhankelijk van de gevraagde informatie en het beoogde doel.)

De leden-administrateur kan alleen bij gegevens die voor hem/haar van belang zijn.

Naast leden zijn er ook mee-geregistreerden. Deze zijn inwonend bij een lid. Wanneer de mee-geregistreerde verhuist zal deze uit LRP verwijderd worden.

De financiële administratie

De financiële administratie verwerkt de financiële gegevens in LRP, De financieel administrateur kan alleen bij gegevens die voor hem/haar van belang zijn.

Contactformulier

Met het contactformulier kunt u vragen stellen aan diverse colleges. Vragen worden via de mail beantwoord. Wij bewaren deze informatie totdat uw vraag is afgehandeld. Zo kunnen we bij vervolgvragen de informatie er makkelijk op naslaan.

Nieuwsbrief

U kunt zich abonneren op onze nieuwsbrieven. Hierin leest u nieuwtjes en informatie over de Hervormde gemeente Hollandscheveld. Dit abonnement kunt u op ieder moment opzeggen.

Uw e-mailadres wordt toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt. Uw gegevens, als lid, kunnen op de nieuwsbrief worden afgedrukt bij geboorte, huwelijksjubilea, ziekte etc.

Wanneer u dit bezwaarlijk vindt, kunt u dit aangeven bij de ledenadministratie.

Ook belangstellenden die geen lid zijn van onze kerk kunnen zich voor de nieuwsbrief aanmelden. Zij verklaren, door lid te worden, dat de informatie alleen voor eigen en kerkelijke doeleinden gebruikt zal worden.

De nieuwsbrief is ook te lezen via de website van de kerk en wordt op zondag verstrekt in de kerk.

Kerkbode

U kunt zich abonneren op onze Kerkbode. Hierin leest u nieuwtjes en informatie over de Hervormde gemeenten Hollandscheveld, Elim, Nieuwlande en Geesbrug. Dit abonnement kunt u jaarlijks opzeggen.

Uw adres wordt toegevoegd aan de lijst van abonnees. Deze gegevens worden bewaard totdat u het abonnement opzegt. Uw gegevens kunnen hierin worden afgedrukt bij geboorte, huwelijksjubilea, verhuizing ziekte etc.

Wanneer u dit bezwaarlijk vindt, kunt u dit aangeven bij de ledenadministratie.

Ook belangstellenden die geen lid zijn van onze kerk kunnen zich abonneren op de Kerkbode. Zij verklaren door lid te worden dat de informatie alleen voor eigen en kerkelijke doeleinden gebruikt zal worden.

Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Wij geven uw persoonsgegevens niet aan andere bedrijven of instanties, behalve wanneer wij met andere

bedrijven samenwerken als dat nodig is voor de dienst, of als de wet zegt dat dit moet. Een voorbeeld is het zenden van uw persoonsgegevens aan de drukker voor het verzenden van een algemene brief. Een ander voorbeeld is dat we bij een vermoeden van fraude aangifte mogen

doen bij de politie.

Video en audio opnames

In de kerkelijke gebouwen kunnen video en audio opnames gemaakt worden. De video beelden zijn te zien via een gesloten netwerk. Hierop kan men zich abonneren. Audio opnames kunnen voor diverse doeleinden worden gebruikt, o.a. voor mensen die op een later tijdstip de dienst willen luisteren.

Functionaris voor gegevensbescherming

Wij hebben een zogeheten functionaris voor gegevensbescherming aangesteld. Deze persoon is

verantwoordelijk voor de privacy binnen onze organisatie. Onze functionaris, voor gegevensbescherming, is te bereiken per e-mail op privacy@pkn-hgh.nl voor al uw vragen en verzoeken.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Doordat uit de praktijk zal blijken of de verklaring voldoet, zal dit document mogelijk af en toe wijzigen. Bij twijfel, controleer de laatst bekende versie. Deze is bij de functionaris op te vragen.

Inzage en wijzigen van uw gegevens en andere rechten

Als u vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van u hebben, kunt u contact met ons

opnemen. Zie de contactgegevens hierboven.

U kunt bij ons een verzoek indienen met betrekking tot de volgende rechten:

overdragen

Let op dat u altijd duidelijk aangeeft wie u bent, zodat we zeker weten dat we geen gegevens van de verkeerde

persoon aanpassen of verwijderen. Voor de uitoefening van de genoemde rechten gelden bepaalde

voorwaarden. Wij zullen zo spoedig mogelijk en in ieder geval binnen één maand aan u laten weten welk gevolg we aan uw verzoek hebben gegeven. Indien uw verzoek erg complex is zullen we u binnen één maand laten weten dat we binnen drie maanden na datum ontvangst van uw verzoek op uw verzoek zullen reageren.